Zásady ochrany osobních údajů
1. Kdo jste?
Jsme společnost Po medině s.r.o., IČO: 1425042, sídlo: Hlavní 1434, Poštorná, 691 41 Břeclav, spisová značka: C 127388 vedená u Krajského soudu v Brně.
Provozujeme portál www.pomedine.cz, na kterém se zaměřujeme zejm. na potřeby mediků a mladých lékařů. Naše služby nabízené zejm. prostřednictvím našeho portálu souvisí zejm. s tématy jako jsou přechod z fakulty do praxe, postgraduální vzdělávání, mentální zdraví mediků, vize medicíny apod. V souvislosti s tím můžeme přijít do styku s Vašimi osobními údaji, bez nichž bychom Vám nemohli naše služby poskytnout či s Vámi komunikovat.
S ohledem na tuto skutečnost jsme v pozici tzv. správce osobních údajů (pro účely tohoto dokumentu se budeme označovat jako „Správce“ či „my“) a máme povinnost v rámci zpracování Vašich osobních údajů dodržovat veškerou legislativu, a to zejména Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů, dále jen „GDPR“) a zákon č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.
2. Co naleznu v tomto dokumentu?
Protože jsme Správcem Vašich osobních údajů, máme povinnost Vás informovat o bližších podmínkách takového zpracování. V tomto dokumentu tak naleznete informace o tom, jak zpracováváme Vaše osobní údaje v případě, že si nainstalujete náš doplněk, požádáte o úvěr či s námi komunikujete.
Tímto dokumentem tak plníme povinnost dle čl. 13 GDPR, která nám ukládá Vám před zpracováním osobních údajů poskytnout veškeré informace, které se Vám mohou hodit.
3. Používáte na vašich stránkách cookies?
Ano, na našich stránkách na adrese www.pomedine.cz používáme cookies a podobné technologie – vždy však jen na základě Vašeho souhlasu. Bližší informace o užívaných cookies naleznete přímo v cookies liště, kterou i po odkliknutí naleznete minimalizovanou v levém spodním rohu Vaší obrazovky.
Mimoto naleznete další informace na www.pomedine.cz/cookies.
4. Kde vás mohu kontaktovat?
Veškeré kontakty naleznete na našich stránkách na adrese www.pomedine.cz. Pokud budete mít jakoukoliv připomínku, dotaz či budete chtít nás s čímkoliv kontaktovat, budeme rádi, když nám napíšete na e-mail info@pomedine.cz.
5. Co jsou to osobní údaje?
Definice osobních údajů v GDPR možná zní složitě, ale ve skutečnosti je velmi jednoduchá – osobní údaje jsou jednoduše všechny informace, které o Vás zpracováváme. Pokud nám tedy sdělíte jakékoliv informace, považujeme je za Vaše osobní údaje a takto s nimi nakládáme.
Samotné osobní údaje se dělí na několik kategorií, přičemž v rámci našich činností obvykle zpracováváme následující:
| Kategorie osobních údajů | Příklad |
|---|---|
| Identifikační údaje | Jméno, příjmení apod. |
| Kontaktní údaje | E-mail, telefonní číslo, vč. případné adresy bydliště/sídla či jiné adresy, kterou nám sdělíte, včetně PSČ, kraj ze kterého pocházíte apod. |
| Informace o studiu | Studijní obor, ročník studia, název Vaší lékařské fakulty |
| Obsah komunikace | Vše, co nám sdělíte považujeme za Vaše osobní údaje vč. informací uvedených v životopise (CV) nahraném Vámi dobrovolně do systému. |
| Informace o užívání služby | Statistické údaje o tom, jaké služby a jak je využíváte. |
| Podobizna | Fotografie Vaší osoby nahraná Vámi dobrovolně do systému. |
To, jak Vaše osobní údaje zpracováváme a které kategorie osobních údajů k tomu používáme, naleznete níže.
6. Na základě čeho zpracováváte moje osobní údaje?
Abychom mohli zpracovávat Vaše osobní údaje, musíme k tomu splnit jednu ze základních podmínek, a tou je disponovat platným právním titulem. Pokud chceme v souladu s GDPR zpracovávat osobní údaje, můžeme tak činit pouze v případě, že:
- je takové zpracování nezbytné pro uzavření smlouvy mezi Vámi a námi, popřípadě pokud tyto údaje potřebujeme k jejímu splnění, nebo pokud potřebujeme dané osobní údaje pro zpracování, které souvisí s uzavřením takové smlouvy;
- nám takové zpracování ukládá přímo zákon a takové zpracování je nezbytné pro splnění konkrétní právní povinnosti;
- zpracování je nezbytné pro účely našich oprávněných zájmů, které mají v konkrétním případě přednost před Vašimi právy na soukromí;
- jste nám k takovému zpracování dali Váš výslovný a svobodný souhlas, který můžete kdykoliv odvolat.
7. Jak o mě zpracováváte osobní údaje a po jakou dobu?
To, jak o Vás zpracováváme osobní údaje, se vždy mění na konkrétní situaci, za jakým účelem nám je svěříte. V rámci zpracování osobních údajů máme stanoveny konkrétní tituly, o kterých Vás spolu s dalšími informacemi informujeme před jejich shromážděním, tedy pokud je to možné. V následující části naleznete detailní přehled v jakých situacích o Vás zpracováváme jaké osobní údaje.
7.1. Registrace v rámci našeho portálu pomedine.cz a užití námi poskytovaných služeb
Pokud se dobrovolně zaregistrujete na našem portálu či nám poskytnete Vaše údaje za účelem využití našich služeb, vč. možností stahování a nahrávání výukových, studijních aj. materiálů, možnosti účasti námi pořádaných akcí vč. kempů a workshopů apod., dochází z Vaší strany k odsouhlasení našich obchodních podmínek. Abychom Vám mohli naše služby poskytovat, potřebujeme k tomu Vaše osobní údaje. Bez níže uvedených osobních údajů bychom nevěděli, komu naší službu poskytujeme a nemohli bychom Vám naši službu poskytnout.
V takovém případě můžeme zpracovávat Vaše osobní údaje následujícím způsobem:
| Účel zpracování | Kategorie osobních údajů | Právní titul | Doba zpracování |
|---|---|---|---|
| Plnění služeb vč. vedení uživatelského profilu a související komunikace. | Identifikační údaje; kontaktní údaje; informace o užívání služby, informace o studiu, podobizna a obsah komunikace. | Nezbytnost pro plnění našich služeb. | Po dobu trvání spolupráce (smluvního vztahu dle obchodních podmínek) a následně 3 roky po ukončení spolupráce (základní údaje o tomto vztahu po dobu 10 let). |
| Vývoj a zlepšování služeb. | Identifikační údaje; kontaktní údaje; informace o užívání služby, informace o studiu a obsah komunikace. | Oprávněný zájem spočívající ve vylepšování našich služeb. | Po dobu trvání spolupráce (smluvního vztahu dle obchodních podmínek). |
7.2. Oslovování a nabídky
V případě, že si aktivujete některou z našich služeb (typicky registrací na portálu, objednáním služeb nabízených v rámci portálu či odsouhlasením našich obchodních podmínek), máme na základě tzv. zákaznické výjimky oprávnění využít Váš e-mail proto, abychom Vás mohli oslovit s nabídkou obdobného produktu či služby, kterou Vám poskytujeme. Tento postup nám umožňuje § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti, ve znění pozdějších předpisů. Pokud si nepřejete tyto zprávy dostávat, určitě to můžete vyloučit při sjednávání aktivaci služby či sjednávání jiné smlouvy, popřípadě v každém obchodním sdělení naleznete na konci odkaz, po jehož odkliknutí Vám takové sdělení nebudeme zasílat, dokud nám k tomu opět nedáte souhlas. Zasílání těchto zpráv můžete taktéž dopředu vyloučit ještě před jejich zasíláním, a to postupem pro odvolání souhlasu, který je uveden níže.
Zároveň je v našem oprávněném zájmu, abychom Vám mohli čas od času zavolat a zeptat se, jak se Vám naše služba líbí, popřípadě Vám nabídnout její vylepšení či jakékoliv jiné nabídky. Náš oprávněný zájem spočívá v tom, že na základě využívání naší služby předpokládáme, že ji využíváte rádi a mohli by Vás zajímat i další novinky od nás. V každém případě máte možnost jednoduše toto zpracování vyloučit, a to postupem pro podání námitky proti zpracování na základě oprávněného zájmu.
V takovém případě můžeme zpracovávat Vaše osobní údaje následujícím způsobem:
| Účel zpracování | Kategorie osobních údajů | Právní titul | Doba zpracování |
|---|---|---|---|
| Oslovování prostřednictvím e-mailu či SMS s našimi nabídkami produktů a služeb, které se týkají odebíraných služeb. | Identifikační údaje; kontaktní údaje; informace o užívání služby. | Oprávněný zájem na propagaci našich služeb a tzv. zákaznická výjimka (viz výše). | Po dobu užívání služby (trvání smluvního vztahu) a následně 3 roky po ukončení užívání. |
| Telefonické oslovení s nabídkou služeb a produktů, včetně slevových akcí, či reklamních sdělení třetích osob – to vše upraveno na míru dle provedené analýzy, co by Vás mohlo zajímat. | Identifikační údaje; kontaktní údaje; informace o užívání služby. | Oprávněný zájem na propagaci našich služeb. | Po dobu užívání služby (trvání smluvního vztahu) a následně 3 roky po ukončení užívání. |
7.3. Newsletter
Pokud nám k tomu dáte souhlas, budeme Vám moc rádi zasílat novinky o našich službách a produktech, včetně souvisejících nabídek třetích stran. Poskytnutí Vašich osobních údajů za tímto účelem je z Vaší strany dobrovolné a probíhá následovně:
| Účel zpracování | Kategorie osobních údajů | Právní titul | Doba zpracování |
|---|---|---|---|
| Oslovování s našimi nabídkami produktů a služeb, nabídek na míru na základě Vašeho užívání našich služeb a včetně zasílání nabídek našich partnerů. | Identifikační údaje; Kontaktní údaje; Informace o užívání služby. | Souhlas se zasíláním obchodních sdělení, který můžete kdykoliv odvolat, a to ať už postupem níže, tak kliknutím na odkaz v daném newsletteru. | Po dobu trvání souhlasu až do jeho odvolání. |
7.4. Zpracování týkající se komunikace
Pokud s námi komunikujete prostřednictvím různých kanálů, zejména prostřednictvím vznesení dotazu přes naše webové stránky, emailu, chatovacích nástrojů a sociálních sítí. V tomto případě zpracováváme Vaše osobní údaje v rozsahu, za účelem a z oprávnění (právního titulu) uvedených zde:
| Účel zpracování | Kategorie osobních údajů | Právní titul | Doba zpracování |
|---|---|---|---|
| Vyřízení a evidence Vašich požadavků, prokazování, že jsme Váš požadavek přijali a vyřídili, např. když u nás touto cestou vytvoříte objednávku či uplatníte reklamaci. | Identifikační údaje; Kontaktní údaje; Informace o užívání služby; Obsah komunikace. | Oprávněný zájem. | Po dobu promlčecích lhůt od poslední komunikace (obvykle 3 roky) a dodatečné doby 1 roku. |
| Nahrávání hovoru z důvodu zkvalitnění služeb a předcházení podvodům. | Identifikační údaje; kontaktní údaje, obsah komunikace. | Oprávněný zájem. | Po dobu 7 dní od telefonátu, případně po dobu běhu promlčecích lhůt (obvykle 3 roky) a dodatečné doby 1 roku v případě uzavření smlouvy po telefonu či zjištění problému. |
Pakliže nám budete volat, popřípadě my budeme v souladu s těmito zásadami volat Vám, rádi bychom si ponechali po omezenou dobu záznam z proběhlého telefonátu, a to proto, abychom mohli předcházet případným podvodům, popřípadě abychom mohli na základě Vaší zpětné vazby poskytovat ještě lepší služby. A v tom spočívá náš oprávněný zájem, který se snažíme maximálně vyvážit tak, že předmětné údaje jsou uchovávány pouze po nezbytnou dobu, jejich potřebnost je pravidelně přezkoumávána a dochází k pravidelnému výmazu.
8. Komu moje osobní údaje zpřístupňujete?
Předem nevíme, komu budeme osobní údaje poskytovat. Proto zde uvádíme kategorie možných příjemců s odůvodněním, proč by mohlo k předání Vašich osobních údajů dojít:
| Příjemce | Důvod zpřístupnění |
|---|---|
| Osoby, které naší společnosti poskytují nezbytné služby. | Může dojít k tomu, že budeme potřebovat administrativní či jinou obdobnou pomoc s plněním našich služeb. |
| Osoba zajištující naše účetní a daňové povinnosti. | Potřebujeme, aby poskytovatel účetních a daňových služeb, který je v pozici zpracovatele, vedl naše účetnictví a plnil naše daňové povinnosti. |
| Osoba zajišťující chod webu, aplikací a našeho software (počítačových systémů) včetně osob poskytujících cloudové služby. | Potřebujeme, aby nám poskytovatel softwarového vybavení, který je v pozici zpracovatele, servisoval naše internetové stránky a zajištoval chod informačních systémů. |
| Osoba zajišťující rozesílání e-mailů. | Může dojít k tomu, že rozesíláním e-mailů s nabídkou produktů a služeb pověříme třetí osobu, které za tímto účelem poskytneme Vaši e-mailovou adresu. |
Rádi bychom Vás informovali, že vždy vyhovíme Vašemu právu získat informace o tom, komu, kdy a za jakým účelem byly Vaše osobní údaje předány.
Udělením souhlasu se zpracováním vašich osobních údajů společnosti Po medině s.r.o. udělujete zároveň souhlas se zpracováním vašich osobních údajů napříč projekty této společnosti, a to konkrétně Po medině, Dr. Lasso, a případně další. Celé znění Prohlášení o zpracování osobních údajů Dr. Lasso najdete na odkazu: https://www.drlasso.com/ochrana-osobnich-udaju/
9. Jaké mám v souvislosti se zpracováním osobních údajů práva?
S ohledem na skutečnost, že Vás zpracováváme osobní údaje, náležejí Vám práva, o kterých bychom Vás rádi v této sekci informovali. Veškerá svá práva můžete u nás uplatnit jakýmkoliv způsobem, který Vám bude vyhovovat a který umožní ověřit, že nás skutečně žádáte Vy (umožní ověřit Vaši identitu), a my se Vám budeme snažit v největší možné míře vyjít vstříc. Abychom ale byli schopni Vám vyhovět co nejlépe, chtěli bychom Vás požádat, abyste svá práva uplatnili písemně na e-mailové adrese info@pomedine.cz.
9.1. Právo na odvolání souhlasu - některé Vaše osobní údaje, zpracováváme na základě Vašeho souhlasu. Je Vašim právem odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů, včetně souhlasu se zasíláním obchodních sdělení. Souhlas můžete odvolat žádostí na adresu info@pomedine.cz.
Pokud jde o zpracování Vašich osobních údajů pro účely zasílání obchodních sdělení, můžete svůj souhlas se zpracováním osobních údajů a souhlas se zasíláním obchodních sdělení odvolat jednoduše tak, že kliknete na příslušný odkaz, který je uveden na konci každého obchodního sdělení, popřípadě upravíte Vaše uživatelské nastavení v rámci Vašeho uživatelského profilu.
9.2. Právo na přístup - máte právo na přístup k osobním údajům, které o Vás zpracováváme, a současně právo na informace o tom, jaké osobní údaje o Vás zpracováváme, po jakou dobu, jaké jsou účely jejich zpracování, komu je zpřístupňujeme a jestli je používáme k automatizovanému rozhodování (případně jak toto automatizované rozhodování funguje). Kopii Vašich osobních údajů Vám poskytneme bezplatně. Pouze v případě, že by se jednalo o více kopií, dovolíme si po Vás požadovat nezbytnou úhradu za jejich poskytnutí.
9.3. Právo na opravu - pokud zjistíte, že o Vás zpracováváme neúplné nebo nesprávné osobní údaje, máte právo na to, abychom osobní údaje opravili nebo, pokud to vyžaduje účel zpracování těchto osobních údajů, abychom je doplnili.
9.4. Právo na výmaz - Vaším právem je také právo na výmaz Vašich osobních údajů, které o Vaší osobě uchováváme a zpracováváme. Abyste mohli vymazání požadovat, musí být dán jeden z následujících důvodů:
- 9.4.1. Vaše osobní údaje již nejsou potřebné pro účel, pro který byly shromažďovány nebo zpracovávány;
- 9.4.2. Vaše osobní údaje zpracováváme protiprávně;
- 9.4.3. odvolali jste souhlas, na jehož základě bylo zpracování Vašich osobních údajů prováděno, a nemáme žádné jiné oprávnění (právní titul) tyto osobní údaje dále zpracovávat;
- 9.4.4. vznesete námitku proti zpracování Vašich osobních údajů, pokud jsou tyto osobní údaje zpracovávány za účelem přímého marketingu (např. zasílání obchodních sdělení);
- 9.4.5. vznesete námitku proti zpracování Vašich osobních údajů, které zpracováváme na základě našeho oprávněného zájmu, a pokud nebudeme schopni prokázat, že Náš oprávněný zájem převažuje Vaše právo na výmaz;
- 9.4.6. existuje nějaký zákonný důvod, který vyžaduje výmaz těchto osobních údajů;
- 9.4.7. Zpracováváme osobní údaje dítěte, aniž by byl dán rodičovský souhlas k takovému zpracování.
Dovolujeme si Vás upozornit, že může dojít k situaci, kdy Vaše osobní údaje nemohou být vymazány na základě Vašeho odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů nebo na Vaši žádosti o výmaz osobních údajů. Takovým případem je zejména situace, kdy po nás zpracování Vašich osobních údajů vyžaduje zákon. V případě, kdy tato situace nastane, budeme Vás informovat o důvodu, na jehož základě nemůžou být Vaše osobní údaje vymazány i přes Vaši výslovnou žádost o výmaz osobních údajů.
9.5. Právo na přenositelnost - další právo, které můžete uplatnit, je tzv. právo na přenositelnost. Na základě tohoto práva můžete žádat o poskytnutí Vašich osobních údajů, které nám byly poskytnuty na základě Vašeho souhlasu a které zpracováváme automatizovaně. Vaše osobní údaje, které splňují tyto podmínky, Vám na požádání poskytneme v běžně používaném, strukturovaném a strojově čitelném formátu, popř. je na základě Vaši žádosti předáme jinému správci dle Vašeho určení, pokud to bude technicky proveditelné.
9.6. Právo na omezení zpracování - v případech, kdy budete mít pocit, že Vaše osobní údaje zpracovávané Naší společností jsou chybné, máte právo požadovat, abychom omezili zpracování Vašich osobních údajů na dobu nezbytně nutnou k ověření přesnosti Vašich osobních údajů a jejich případné opravě.
Toto právo máte také v těchto případech:
- 9.6.1. zpracování Vašich osobních údajů Naší společností je protiprávní, ale nepřejete si, aby Vaše osobní údaje byly vymazány;
- 9.6.2. my již nepotřebujeme Vaše osobní údaje za účelem, za kterým jsme je zpracovávali, ale Vy trváte na jejich zpracování (zejm. uchování) Naší společností pro určení, výkon nebo obhajobu Vašich právních nároků;
- 9.6.3. vznesl/vznesla jste námitku proti zpracování Vašich osobních údajů na základě oprávněného zájmu Naší společnosti, přičemž omezení zpracování v tomto případě bude platné po dobu nezbytnou k určení toho, zda náš oprávněný zájem převyšuje nad Vaším právem na to, aby Vaše osobní údaje nebyly nadále zpracovávány.
9.7. Právo na námitku proti zpracování Vašich osobních údajů na základě oprávněného zájmu - s ohledem na skutečnost, že některé Vaše osobní údaje zpracováváme na základě oprávněného zájmu, máte právo podat proti tomuto zpracování námitku, na jejímž základě posoudíme, zda je skutečně v našem oprávněném zájmu Vaše osobní údaje pro daný účel zpracovávat nebo zda převažuje Vaše právo na to, aby Vaše osobní údaje nebyly nadále zpracovávány
9.8. Právo na námitku proti zpracování Vašich osobních údajů za účelem přímého marketingu - máte právo vznést námitku proti tomu, abychom Vaše osobní údaje zpracovávali za účelem přímého marketingu (např. za účelem zasílání obchodních sdělení). V takovém případě bez dalšího přestaneme Vaše osobní údaje za tímto účelem zpracovávat.
9.9. Právo na stížnost - v případě, kdy všechny výše uvedená práva jsou z Vašeho pohledu nedostatečná, nebo jste názoru, že jakýmkoliv způsobem porušujeme Vaše práva, máte možnost podat stížnost u dozorového úřadu. Stížnost můžete vznést prostřednictvím kontaktu na Úřad pro ochranu osobních údajů, které jsou dostupné na stránce https://www.uoou.cz/podatelna-uradu/os-1006.
10. Používáte v rámci zpracování automatizované individuální rozhodování?
Nikoliv
11. Budete tyto zásady měnit?
Nelze vyloučit, že tyto zásady budeme potřebovat někdy změnit či upřesnit. Pokud by se tak mělo stát a mělo by to mít na Vaše práva významný vliv, dáme Vám vždy o této změně dopředu vědět.